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忘年会の幹事!当日までの準備に必要な8つのポイント!

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年末の風物詩といえば「忘年会」ですよね!

この忘年会で一番困ってしまうのが、
「幹事」を頼まれてしまった場合ではないでしょうか?

突然幹事を任されても、
何をすればいいのか、何から始めればいいのかわからない!
という人も多いでしょう。

そこで今回は、
幹事を頼まれてしまった時にするべき、
準備に必要な8つのポイントを紹介していきましょう。

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忘年会の幹事!準備に必要な8つのポイントを紹介!

忘年会の幹事は本当に忙しい!

どこのお店で忘年会を開くか、値段はどうするか、内容は?など、
やるべきことがたくさんあります。

どれか1つでもミスをしてしまうと、
せっかく楽しみにしていた忘年会がダメになってしまう事も…

そんな事にならないよう、
忘年会の準備に必要な8つのポイントを紹介しましょう。

幹事は、1つ1つのポイントを確認しながら、着実に進めていってくださいね!

1.忘年会の日時を決める

去年の忘年会の日時を参考に決めるといいですね。
不安な場合は上司や同僚に相談しながら進めていきましょう。

年末の忙しい時期なので、なるべく1ヶ月~1ヶ月半前には、
忘年会の日時の案内を出しましょう。

2.予算を立てる

去年までの予算を参考にして決めるといいですね。

少し多めに決めておくと、後から足りなくなったり、
後日回収ということを避けることができます。

当日のゲームなどで景品を出す場合は、一緒に予算を足しておきましょう。

3.忘年会のお店と料理を決める

いつもお世話になっているお店があれば、そこに決めるのが一番です。
もしなければ、周りに評判を聞いたり、ネットで調べたりして決めましょう。

ここで忘れてはいけないのは、
「きちんと予算内で収まっているか」ということです。

いくら年末の無礼講だからといって、
予算オーバーにならないようにしてくださいね。

4.お店を予約する

ここで大事なのは、「参加人数はまだ予定です」と伝えておくこと。

もし少なめに伝えてそれが確定になってしまうと、
当日バタバタしてしまいます。

お店の人にも迷惑になってしまうので、
「何日までに確定人数を伝えたらいいですか?」
という確認をしておきましょう。

その日までに人数を確定させて、
お店にもう一度連絡するようにします。

5.案内状または案内メールを送る

最近ではメールが普及しているので、
忘年会の案内はメールで一斉送信する、という会社も増えています。

もちろん案内状でお知らせする会社もありますよね。

メールを送信する際に注意してほしいことは、
件名に必ず、「忘年会の案内」ということを書いておくこと。

「お疲れ様です。」や「お世話になっています。」とだけ書いてしまうと、
他のメールと区別が付かずに、見落とされてしまう可能性が高くなってしまいます。

6.上司へ挨拶の依頼をする

乾杯や締めの挨拶など、会社によって誰がするかは様々です。
去年までの通例を参考にして、お願いしておきましょう。

7.お店に人数確定の連絡をする

予約をしたお店に、確定してた人数を連絡しましょう。
きちんと予約が取れているかの確認もできるので、安心できますよ。

8.会費を集める

当日に回収するか、前日までに回収しておくか、会社によって違いがあります。
なので、この点も去年までを参考にしましょう。

以上で準備はOK!
あとは、当日を待つのみです。

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忘年会の幹事!当日までの準備に必要な8つのポイント! まとめ

忘年会の幹事を頼まれてしまった際、
準備に必要な8つのポイントを紹介しましたがいかがでしたか?

もし今年、忘年会の幹事になったら、
今回の記事を参考にしてみてください。

やることが多くて、仕事をしながらだと大変ですが、
全部1人でやろうとはせず、仲間と協力して、
1つ1つ進めていってくださいね!

楽しい忘年会にしましょう!

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